Telenor Group har rundt 40.000 ansatte fordelt på 14 land. Det er med andre ord ekstremt mye kompetanse i selskapet, men det er slett ikke enkelt å få full effekt av dette. Utfordringen for gruppens personalavdeling er å få alle disse selskapene og ansatte til å dele på kunnskap og samhandle effektivt i hverdagen.
De 14 selskapene utvikler seg i ulikt tempo og konsernledelsen har lenge hatt et ønske om at erfaringer gjort i enkelte land skulle finne fram til andre land på en enkel måte. De trengte et system, men etter å ha sjekket markedet fant de ingen ferdige løsninger de likte.
Derfor startet de i 2006 et kjemepeprosjekt sammen med Avanade for å skape samhandlingsverktøy for hele konsernet. Prosjektet - og systemet - har fått navnet WoW, som står for Way of Work.
Kuttet luksusreiser
– Dette prosjektet handler 80 prosent om mennesker og prosesser og 20 prosent om teknologi. Hadde det vært omvendt kunne det gått i helt feil retning, sier Jan Taug, avdelingsleder i Telenor Groups HR-avdeling.
Han er klar på at man må ta teknologien ut av fokus i en slik prosess og vise folk verdien av å bruke samhandlingsverktøy i stedet.
– Vi pleide å ha samlinger med en global ekspertgruppe fire ganger i året. Da vi endret det til to møter i året på en virtuell møteplass trodde mange at ingen ville møte opp. Men resultatet var at over dobbelt så mange møtte opp, innholdet var mer effektivt og det lot seg kombinere med daglig arbeid og fritid, sier Taug.
Enkle verktøy
Telenor og Avanade hadde en målsetting om å bruke enkle verktøy for å oppnå bedre samhandling. Sentralt i systemet ligger Office Communicator, Live Meeting og en Microsoft SharePoint-løsning som inneholder MySite - en intern Facebook-variant.
– Alle ansatte må ha en MySite side på engelsk som de vedlikeholder selv. Der publiserer de informasjon om hva de kan og deler presentasjoner og annet kunnskapsarbeid som kan brukes av andre ansatte i konsernet, sier Taug.
Taug mener at å bruke søkeverktøy og sosiale nettverk er langt mer effektivt enn kunnskapsdatabaser som har vært brukt tidligere.
– Å legge inn kunnskap i en database som andre må slå opp i for å finne noe fungerer ikke. Med WoW kan man bare gjøre et søk og finne personer og kunnskap i vår interne nettsky, sier Taug.
Gull i kjølvannet
For konsulentselskapet Avanade kan prosjektet med Telenor bli et gullegg for fremtiden. Så store samhandlingsprosjekt er sjeldne og de siste fire årene har man lært mye gjennom arbeidet med WoW.
– Dette er det forretningsområdet med klart størst vekst for oss nå. Interessen er enorm, sier Anne-Cecilie Fagerlie, administrerende direktør i Avanade.
Mange norske selskaper har fått presentasjoner av prosjektet og mange, spesielt de statlige, innrømmer at de henger langt etter når det gjelder effektiv samhandling.
– Vi har allerede nå 15-20 kunder som er i gang med lignende prosjekter, sier Fagerlie.
